Ofiso perkraustymas dažnai tampa išbandymu ne tik vadovui, bet ir visai komandai. Darbai negali sustoti, o tuo pačiu metu reikia pakuoti stalus, kompiuterius, bylas, net virtuvėlės puodelius. Tokia diena dažnai primena sumaištį, kurioje kiekviena klaida kainuoja brangiai. Todėl ofisų perkraustymai turi būti planuojami taip, kad nebūtų vietos netikėtumams.
Planas, kuris apsaugo nuo chaoso
Pirmiausia reikalingas aiškus grafikas – kada darbuotojai supakuoja savo asmeninius daiktus, kada išmontuojami baldai ir kada atvyksta transportas. Net smulkios detalės, pavyzdžiui, kuriame aukšte pirmiausia kraunamos dėžės, padeda palaikyti tvarką. Viena įmonė pasidalijo patirtimi, kad perkraustymą pradėjo be jokio plano ir viskas užsitęsė dvigubai. Kitą kartą jie sudarė paprastą veiksmų seką ir viskas truko vos dvi dienas.
Baldai – iššūkis kiekviename žingsnyje
Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad stalus ir spintas tereikia pernešti į sunkvežimį. Tačiau tik bandę išnešti didelę spintą per siaurus laiptus supranta, kad tai kur kas sudėtingiau. Dažnai reikia išardyti dalimis, kruopščiai sužymėti detales, kad naujame ofise nesusidurtum su dėlione. Dar viena klaida, kurią daro įmonės – leidžia darbuotojams patiems tempti baldus. Rezultatas dažnai būna sugadintos grindys ar sužeistos rankos.
Dokumentai – pati jautriausia dalis
Nors baldus galima pakeisti naujais, dokumentai yra neįkainojami. Archyvai, sutartys, finansiniai duomenys – jų praradimas gali paralyžiuoti veiklą. Todėl dokumentų pakavimas turi būti griežtai sistemingas. Įmonės, kurios nepaiso šios taisyklės, dažnai susiduria su chaotišku dėžių išdėstymu ir ilgu jų paieškos procesu. Vienas teisininkų biuras pasakojo, kad po perkraustymo savaitę negalėjo rasti svarbios bylos, nes ji buvo sumaišyta su personalo dokumentais. Tokios klaidos kainuoja nervus ir reputaciją.
Technika reikalauja ypatingo dėmesio
Monitoriai, kompiuteriai, spausdintuvai ar projektoriai – visa tai jautrūs įrenginiai. Netinkamai supakuoti jie greitai sugenda. Profesionalai šią įrangą visada supakuoja su apsaugomis, o kiekviena dėžė paženklinama. Tai ne tik saugumas, bet ir laiko taupymas – darbuotojai naujame ofise gali greičiau pradėti darbą.
Darbuotojų įsitraukimas palengvina procesą
Perkraustymas nėra tik vadovo galvos skausmas. Kai darbuotojai atsakingi už savo darbo vietas, procesas tampa sklandesnis. Jie supakuoja savo asmeninius daiktus, pasirūpina smulkmenomis ir padeda išvengti papildomo chaoso. Be to, žmonės jaučiasi labiau kontroliuojantys situaciją, o tai sumažina stresą.
Kodėl verta rinktis profesionalus
Nors gali atrodyti, kad perkraustymą galima atlikti savarankiškai, realybė dažnai būna kitokia. Profesionalai turi patirties, įrangą ir aiškius procesus, kurie leidžia atlikti darbus greičiau ir saugiau. Jie žino, kaip išardyti baldus, kaip apsaugoti techniką, kaip supakuoti dokumentus taip, kad niekas nepasimestų. Be to, patikima įmonė suteikia garantijas, todėl netikėtumai nekrenta ant kliento pečių.
Naujo ofiso pradžia
Ofisų perkraustymai nėra tik daiktų pervežimas – tai ir nauja pradžia. Tvarkingai atliktas procesas leidžia komandai greitai grįžti prie darbų ir išvengti nuostolių. O tai reiškia, kad įmonė gali sutelkti dėmesį į augimą, o ne į problemų sprendimą.