Pirmasis kontaktas su tarptautine dokumentacija dauguma žmonių sukelia tą pačią mintį: pridėk kokį nors antspaudą ar parašą, ir dokumentas bus tinkamas. Praktikoje yra du visiškai skirtingi patvirtinimo mechanizmai, kurių paskirtis ir taikymo sritis iš esmės nesutampa. Vienas yra apostilė, kitas — notaro patvirtintas vertimas. Jie nepakeičia vienas kito ir dažnai abu reikalingi tame pačiame dokumente.
Tarptautiniai vertimo specialistai šių sąvokų skirtumus aiškina klientams kasdien. Nesusipratimas dažnai virsta papildomais kelis šimtus eurų išlaidų ir savaite vėluojančiu procesu.
Apostilė — kas tai
Apostilė yra tarptautinis žymėjimas, įsteigtas Hagos 1961 m. konvencijos. Jis patvirtina, kad konkretus dokumentas yra tikras — t.y. išduotas teisėtos institucijos toje pačioje šalyje, kurioje gauta apostilė. Tai supaprastinta legalizacijos forma, kuri pakeičia anksčiau egzistavusius sudėtingus konsulinius patvirtinimus.
Lietuva yra šios konvencijos dalyvė. Tai reiškia, kad Lietuvoje išduoto dokumento apostilė pripažįstama visose kitose dalyvaujančiose šalyse. Atvirkščiai — apostilė iš dalyvaujančios šalies pripažįstama Lietuvoje.
Apostilę gali išduoti tik tos šalies institucija, kurioje dokumentas išduotas. Lietuvoje — Notarų rūmai (kai kurie dokumentai), Migracijos departamentas, Užsienio reikalų ministerija (priklauso nuo dokumento tipo).
Notaro patvirtintas vertimas — kas tai
Profesionalus dokumentų vertimas su notaro patvirtinimu yra visiškai kitokia procedūra. Jis patvirtina, kad vertimas iš vienos kalbos į kitą yra tikslus ir atliktas atsakingo vertėjo (vertimo įstaigos), pasirašiusio vertimą savo vardu.
Notaras šiame procese nepatvirtina:
- pačio originalo dokumento tikrumo (tai daro apostilė)
- užsienio vertėjo kvalifikacijos
- vertimo turinio teisingumo (tik formaliai konstatuoja, kad vertėjas pasirašė)
Notaras patvirtina tik vieną dalyką — vertėjo parašo originalumą ir jo asmenybės tapatumą.
Kuo skiriasi praktiškai
Pavyzdys: Lietuvos pilietis nori panaudoti savo bakalauro diplomą Vokietijoje.
Pirmas žingsnis — apostilė Lietuvoje. Tai patvirtina, kad diplomas yra išduotas tikrojo Lietuvos universiteto (ne suklastotas).
Antras žingsnis — vertimas į vokiečių kalbą su notaro patvirtinimu. Tai patvirtina, kad vertimas atspindi diplomo turinį vokiškai.
Be apostilės — Vokietijos institucija negali būti tikra, kad dokumentas tikrai išduotas Lietuvos universiteto. Be notarinio vertimo — Vokietijos institucija negali būti tikra, kad vertimas tikslus.
Abu žingsniai būtini, nors atrodo dubliuojantys.
Kuriais atvejais užtenka tik vieno
Kartais reikia tik apostilės — kai dokumentas keliauja į šalį, kurios institucija pati atlieka vertimą arba kalbos pažinimas leidžia pasiteisinti be vertimo (pavyzdys: lietuviškas vairuotojo pažymėjimas su apostile EU šalyse, kurios pripažįsta lietuvišką tiesiogiai).
Kartais reikia tik notarinio vertimo — kai dokumentas keliauja vidinėje Lietuvos sistemoje (užsienio dokumentas Lietuvos institucijai, jau turintis apostilę savo kilmės šalyje).
Bet daugumoje atvejų — abu būtini.
Kainos struktūra
Apostilės kaina Lietuvoje — apie 15 eurų vienam dokumentui, plius valstybinis mokestis (5–10 eurų). Procedūra užtrunka kelias darbo dienas.
Notarinio vertimo kaina susideda iš dviejų dalių: vertimo paslaugos (priklausomai nuo dokumento — 15–60 eurų puslapis) ir notaro patvirtinimo (apie 20–30 eurų vienam dokumentui).
Profesionalios vertimo paslaugos Vilniuje, specializuojančios tarptautinėje dokumentacijoje, dažnai siūlo paketinę paslaugą — vertimas plius notarinis patvirtinimas vienoje sumoje, kliento neapsunkinant atskiromis užduotimis.
Skubaus atvejo strategija
Yra situacijų, kai laiko nėra. Įdarbinimas užsienyje, viza ar paveldėjimo procesas reikalauja dokumentų per kelias dienas.
Pirmas patarimas — pradėti procesą iš karto, vos pradedant svarstyti tarptautinį žingsnį. Niekada nelaukti, kol institucija paklaus.
Antras — naudoti skubias paslaugas. Apostilę galima gauti per dieną su mokesčiu. Vertimą su patvirtinimu — per 1–2 darbo dienas. Visas paketas — 3–5 darbo dienos su skubia procedūra.
Trečias — naudoti vertimo įstaigą, kuri jau turi santykius su notarais. Kelias minučių pristatymas tarp vertėjo ir notaro skiriasi nuo kelių valandų, jeigu reikia ieškoti laisvo notaro.
Suklydimo kaina
Klaidingai pateiktas dokumentas — atmestas. Jis nesugadinamas, bet procesas pradedamas iš naujo. Kartais — naujas mokestis, kartais — naujas laiko ciklas, kartais — abu.
Klientai, dirbantys su profesionalia įmone iš pradžių, dažnai sutaupo gerokai daugiau nei kainavo paslaugos sąnaudos.